Le mandat du personnel de secrétariat est d’assurer au quotidien des tâches administratives pour seconder les gestionnaires et les professionnels. Leurs responsabilités varient selon le type et la taille de l’entreprise. Elles sont des personnes-ressources dans leur milieu de travail et agissent à titre d’agentes de liaison entre les différents services de l’entreprise.
Les tâches de secrétariat consistent à saisir des textes et des données à l’ordinateur, à rédiger des documents et à concevoir des présentations, des tableaux, des graphiques et des modèles de documents, avec ou sans indications. De plus, les secrétaires peuvent réviser, mettre en forme des documents saisis par une autre personne et traduire des textes. Elles corrigent les textes, font la mise en page, relient et distribuent les documents. Le personnel de secrétariat doit également veiller à la qualité des documents produits, en tout temps, en vérifiant l’orthographe, la syntaxe et l’application des règles grammaticales.
En plus de produire des documents de qualité, le personnel de secrétariat effectue les tâches suivantes : répondre à la clientèle; assurer le suivi de la correspondance; organiser des réunions et des événements de plus ou moins grande envergure; effectuer la gestion documentaire en ouvrant, en classant et en tenant à jour des dossiers et des registres traditionnels et informatisés; fournir du soutien technique à l’occasion pour l’utilisation de l’équipement et l’intégration du nouveau personnel; tenir à jour les agendas en fixant et en confirmant les rendez-vous; contribuer à la gestion des ressources matérielles du bureau; effectuer des opérations comptables comme la tenue des livres, les dépôts bancaires ainsi que le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients et actualiser l’information diffusée sur des sites Internet ou sur des réseaux sociaux.
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Conditions d'admission
Avoir un diplôme d’études secondaires (DES) ou les équivalences d’études reconnues.
OU
Avoir au moins 16 ans au 30 septembre de l’année scolaire en cours et posséder les unités de 4e secondaire en français, en anglais et mathématiques ou apprentissages équivalents reconnus.
OU
Avoir 18 ans au moment de l’entrée en formation et posséder les préalables fonctionnels soit la réussite du test de développement général ainsi que les cours de langue d’enseignement FRA-3103-1, FRA-3104-1, FRA-3105-1 et d’anglais langue seconde ANG-2101-4, ou des apprentissages reconnus équivalents.
Intérêts & aptitudes
- Aimer travailler avec le public et avoir de la facilité à communiquer;
- Aimer lire et écrire;
- S’intéresser à la qualité de la langue française parlée et écrite;
- Aimer l'informatique;
- Posséder de l'entregent, du tact, de la diplomatie et aimer travailler en équipe;
- Posséder un bon sens de l'organisation et de bonnes méthodes de travail;
- Posséder le sens des responsabilités, de l'honnêteté et de la discrétion;
- Être autonome et débrouillard.
Contenu du programme
Secrétariat
Formation professionnelle